Lönekartläggning för nybörjare

-Står du inför att genomföra din första lönekartläggning?
-Behöver du praktiska tips om hur du kommer igång?
-Vill du veta hur du kan sammanställa resultatet?
-Behöver du hjälp med att bedöma om er kartläggning uppfyller kraven?

Tipsen nedan kommer att hjälpa dig!

Det här är en sammanställning av några praktiska tips för dig som har liten eller ingen erfarenhet av lönekartläggningar. Den innehåller inte någon komplett genomgång av vad lagen kräver. Den informationen är lätt att hitta på andra håll (se under rubriken “lästips” längst ner). Det är istället utvalda praktiska tips om vad som är viktigt att tänka på, utöver det som är lätt att hitta i andra beskrivningar och som jag av erfarenhet vet kan vara till god hjälp.

Den allra viktigaste frågan innan du sätter igång är:

Vad är förutsättningarna?

  • På vems initiativ genomförs kartläggningen?
  • Hur många medarbetare ingår i kartläggningen?
  • Har det genomförts någon arbetsvärdering på företaget tidigare?
  • Finns lönestrategier och lönepolicy dokumenterade?
  • Finns bonusar och förmåner sammanställda i lönesystem eller någon annanstans?
  • Har ni kollektivavtal och en lokal fackklubb?
  • Vilka resurser kan avsättas för kartläggningen (din tid, andras tid, systemstöd, konsulthjälp)?

Svaren på frågorna ovan är avgörande för vilken ände du ska börja i och hur du ska prioritera.

Om du till exempel har tagit initiativ till kartläggningen men inte förankrat det i företagets ledning, är det där du börjar. Om du har fått i uppgift att genomföra kartläggningen från någon annan, behöver du återkomma med en plan. Planen beror sedan på svaren på alla de andra frågorna.

Dokument och statistik
Om det gjorts någon tidigare kartläggning, eller någon arbetsvärdering  i något annat syfte, behöver du hitta de dokumenten och läsa igenom dem. De kan erbjuda effektiva genvägar för ditt arbete. Nästa steg är att samla ihop information om lönestrategier och lönepolicy och hur de används i praktiken.

Bland det viktigaste i förberedelserna handlar om att få fram ett bra underlag för sammanställning och analys: själva lönerna. Be löneadministratören att få en fil med uppgifter om det som går att få fram av följande: grundlön, lönetillägg, förmåner, sysselsättningsgrad, befattning, arbetsställe och organisatorisk tillhörighet. Kön måste förstås vara med. Vilka av uppgifterna ålder, anställningstid, erfarenhetsgrad och utbildning du kan få fram, avgör hur du genomför och sammanställer resultatet av kartläggningen. Det är den sammanställningen som ligger till grund för analysen av löneskillnader.

Tänk pragmatiskt
Låt de uppgifter du enkelt kan få fram ligga till grund för hur din sammanställning se ut. Det är klart att det vore utmärkt att analysen gör sig själv, genom att allt som kan påverka lönen läggs in i ett diagram så att alla avvikelser tydligt framträder. Men inte ens det bästa systemstödet klarar att kompensera för bristfälligt underlag. Har du inte tillgång till ingångsvärdena för till exempel utbildning, ha inte med den uppgiften i din sammanställning.

Var också pragmatisk när du delar in medarbetarna i befattningar, det som kallas “lika arbete”. Många varnar för att ha alltför stora grupper, där inte alla har exakt samma uppgifter. Men det finns ett omvänt problem: att man har för många små grupper som ger ett sämre statistiskt underlag. Lägg tid på att få en hygglig indelning, men sträva inte efter en perfekt indelning i grupper redan första gången du gör en kartläggning. Det är högst troligt att du ändå kommer att behöva revidera en del av indelningen och av värderingen nästa gång.

Förenkla arbetsvärderingen
Arbetsvärderingen är basen i kartläggningen. Det krävs nästan alltid flera inblandade för att genomföra en arbetsvärdering som håller måttet. Och även om du själv har tillräcklig kunskap om företaget för att göra en värdering behöver du förankra resultatet, eller åtminstone principerna för värderingen hos chefer och eventuella fackrepresentanter.

Det är lätt att överarbeta valet av värderingsmetod och kopplingen mellan värdering och lönestrategier. Min erfarenhet är att ju mer tid man lägger på värderingsmetod och på att få en perfekt, företagsanpassad värderingsmetod, desto större är riskerna att gå fel. Har ni aldrig arbetat med arbetsvärderingar, föreslår jag att ni gör helt tvärtom, och börjar med enklast möjliga metod, till exempel med kriterierna: kunskapsnivå, ansvar, arbetsförhållanden och något slags poängsystem kring dessa för varje befattning. Helst helt utan annat systemstöd än excelark.

Det är bättre att man har provat på att genomföra en värdering, innan man ger sig på att välja ett systemstöd. På så sätt skaffar man sig en grundligare insikt i vad det är man håller på med och därmed vad som är viktigast för att lyckas. Börjar man med att skaffa ett system, blir det systemet som styr vad som är viktigast.

Det här beror förstås på företagets storlek. För ett företag med många hundra medarbetare, kan en manuell hantering bli alltför opraktisk. Då kan man vara tvungen att skaffa ett systemstöd från början.

Gör enkla sammanställningar
Det finns inga formella krav på avancerade diagram eller komplexa presentationer. En enkel lista med olika arbetsroller och medianlönen för dessa, fördelade på kvinnor och män, duger utmärkt. Och sedan detsamma för likvärdiga arbeten. Om det finns utrymme, eller om du har tillgång till ett bra system, ta gärna fram diagram där man kan se hur lön samvarierar med någon annan faktor, till exempel erfarenhet. Fördelat per kön, förstås. Sådana diagram kan förenkla analysen.

Ni behöver fatta en del beslut om vad som ska ingå i löneuppgiften och hur övriga lönevillkor ska redovisas. Det är helt i sin ordning att bara ha med grundlön i en lista, eller grundlön plus lönetillägg, bara man på annan plats sammanställer bonusar och förmåner.

Personligen tycker jag att löner ska skiljas från förmåner och bonusar, eftersom analysen blir för komplex annars. Deltidslöner skrivs lämpligen upp till heltidslöner. Förmåner och bonusar kan redovisas i särskilda listor eller tabeller, fördelat på befattningar och män/kvinnor. Det ger en bra bild av hur det ser ut och om fördelningen följer företagets principer eller ej.

Blanda in chefer i analysarbetet
När du väl har en sammanställning av lönerna för män och kvinnor fördelat på lika arbete respektive likvärdigt arbete, behöver du troligen chefernas hjälp att analysera löneskillnader inom och mellan grupperna. Analysarbetet handlar om att granska om löneskillnader har någon saklig grund eller ej. Vad som ska analyseras beskrivs utförligt av till exempel DO, så jag fördjupar mig inte i det här. Men rent praktiskt handlar det om att identifiera de grupper där det finns både män och kvinnor och jämföra deras löner. Det är analysen av lön för “lika arbete”. Sedan ska man jämföra kvinnodominerade grupper med icke kvinnodominerade som har samma värdering. (eller lägre värdering men lika hög eller högre lön). Man behöver alltså inte upprätta tabeller över alla arbeten som är “likvärdiga” enligt arbetsvärderingen.

Även om jämförelser sker genom genomsnitt och per grupp, behöver man nästan alltid gå in på enskilda löner för att få en förklaring. Men nöj dig inte med förklaringar till enskilda höga eller låga löner, kontrollera att förklaringen håller för gruppens lönesättning. Om till exempel graden av erfarenhet eller utbildning är en förklaring till en hög lön, kontrollera att det finns ett samband mellan dessa faktorer och lönenivåerna rent generellt. Det gör man lättast genom något slags diagram.

Dokumentera alla resultat och alla beslut
När det är dags för nästa kartläggning, kommer du att behöva gå igenom vad som gjorts sedan förra gången. Genom att dokumentera alla analyser och alla slutsatser, liksom alla eventuella korrigeringar, stora som små, vare sig de har med kön att göra eller ej, underlättar du arbetet med nästa kartläggning enormt.

Det är en stor fördel om diskussionerna kring arbetetsvärderingen finns dokumenterad.

Överdriv inte något i dokumentationen och försök inte försköna det arbete som gjorts. Redan genom att överhuvudtaget genomföra en kartläggning och dokumentera arbetet, håller ni en högre kvalitet än många andra företag.

Sätt inte ribban för högt
När man är ny, finns det en risk att man osäkert tittar på hur andra har gjort, tar del av andras kartläggningar och av tips från större företag, fackförbund och från DO. Det är inget fel i det, bara man inte låter det bästa blir det godas fiende. Räkna gärna baklänges på hur lång tid du skulle behöva för att producera en fullgod rapport i nivå med de bästa. Hur lång tid tar själva skrivandet? Hur mycket analyser och diskussioner ligger bakom varje analys av lika och av likvärdigt arbete? Hur mycket arbete ligger bakom tabeller och diagram (med eller utan system). Hur lång tid tar det att säkra värderingen för varje befattning? Diskussioner med chefer? Med fack?

Min rekommendation är att lägga mindre krut på en heltäckande slutprodukt och mer på att få tid att förklara och beskriva resultatet internt. Arbetet bör sammanställas på det sätt som ger mest nytta och som är lättast att förstå och inte på det sätt som andra företag har gjort, i tron att det är så DO skulle vilja se resultatet.

Lästips
DO (Diskrimineringsombudsmannen) har mycket utmärkt material om lönekartläggningar. De förklarar diskrimineringslagen, förklarar bakgrunden och bjuder på en utmärkt e-utbildning. DO ger ramverket du har att hålla dig till och förklarar syftet med alltihop.

Arbetsgivarorganisationer och fackförbund har ofta bra material om lönekartläggning, men för att ta del av dem behöver du vara medlem.  Några av fackförbunden, till exempel Unionen, har bra material tillgängligt för alla.

Mer tips eller hjälp med er lönekartläggning?

Hjälp med att välja värderingsmodell? Tips om gruppindelning? En informationsträff med cheferna? Eller en kritisk granskning av er analys?

Hör av dig till:
Pär Wallerborg
par.wallerborg@allecti.se
0708-500866

Läs gärna också: