Lönekartläggning

- en tipssida från Allecti HR

5 tips som tar din kartläggning från OK till fantastisk

10 tips till dig som aldrig genomfört en lönekartläggning

Fallgropar för erfarna

Att tänka på när du väljer lönekartläggningssystem

Behöver du hjälp?

Här hittar du lönekartläggningstjänster från Allecti HR

Vill du veta ännu mer?

Vi bjuder på en sida till med tips och fördjupad information!

5 tips som tar din kartläggning från helt OK till fantastisk!

Det händer att slarviga gruppindelningar tillåts vara kvar året efter år. Det kan till exempel vara medarbetare som grupperas som “administratörer” trots att de har olika yrkesroller och därmed arbetsuppgifter, eller grupperingar där den som leder arbetet återfinns i samma grupp som denne leder. Kontrollera att ni inte har kvar några av dessa lägst hängande frukter i er indelning.

Nästa steg är att kontrollera vilka förklaringar som används för de löneskillnader som upptäckts inom analysen av “lika arbete”. Dessa förklaringar ska inte handla om sådant som tyder på att arbetsuppgifterna skiljer sig åt’:  ökad svårighetsgrad, mer ansvar eller liknande. Om dessa förklaringar stämmer, är det inte fråga om “lika arbete” utan om olika arbeten, med olika värdering. 

Handen på hjärtat: blir du gladast om du hittar eller om du inte hittar någon brist i den årliga lönekartläggningen? Det här tipset handlar om att börja se kartläggningen som ett instrument för en ständigt förbättrad lönebildning. Det handlar inte bara om jämställdhet, utan om hur väl ni följer era egna principer för lönesättning. Alltså att kartläggningens syfte inte är att bekräfta hur bra allt redan är, utan att avslöja avvikelser och brister så att lönebildningen kan bli just så bra ni hoppas kunna visa. Leta efter avvikelser och välj helt enkelt ut den som är viktigast att rätta till under det kommande året, alldeles oavsett om det föreligger någon risk för diskriminering i lagens mening. Förutom att det inte är trovärdigt att hävda att allt fungerar perfekt år efter år, helt utan att något någonsin behöver rättas till, leder synen på kartläggning som ett led i ett ständigt förbättringsarbete till att kvaliteten på själva kartläggningen ökar. Det leder också till att arbetet med kartläggning blir intressantare och att dokumentationen blir bättre. 

I era förklaringar till löneskillnader mellan lika värderade arbeten, förekommer helt säkert skillnader i marknadslön rätt ofta. Det är naturligt att arbetsgivare anpassar sina lönenivåer efter vad som gäller på marknaden och många har till och med som strategi att betala “marknadsmässiga” löner. Det är dock på inga sätt självklart att hänvisningen till olika marknadslönenivåer som förklaring till löneskillnader skulle hålla för en granskning. Problemet är dubbelbottnat: 

dels är inte en allmänt högre marknadslönenivå  automatiskt ett sakligt skäl för löneskillnader 

dels är marknadslöneförklaringen sällan tillräckligt underbyggd med fakta. 

Den första delen är det som gör Diskrimineringslagen svår att leva upp till. Lagstiftaren vill få arbetsgivare att hjälpa till med att utjämna de skillnader i marknadslön som inte kan förklaras av sakliga skäl. En högre marknadslönenivå som bygger på könsstereotypa föreställningar om vad olika yrken är värda, får inte ligga till grund för enskilda arbetsgivares lönesättning, är tanken. I praktiken räknas allmän lönenivå som ett starkt argument, men det beror på att det oftast går att backa upp med sakliga skäl som att det råder brist på personer att anställa inom vissa yrkesgrupper. 

Den andra delen, som handlar om att styrka marknadslöneförklaringen med fakta, ska ses i ljuset av det som just beskrivits. Att vissa yrken betalar mer på grund av kompetensbrist är väl känt och därför kan marknadslönestatistik vara värdefull för dessa slags yrken. Se till att ta fram sådan statistik och kontrollera om den verkligen ger stöd för de skillnader mellan befattningar som finns hos just er. Om den inte kan förklara hela skillnaden, behöver resten förklaras på annat sätt eller justeras.  

Det här tipset ligger i linje med tips nummer 2, där uppmaningen var att se lönekartläggningen som en del av ett arbete med ständiga förbättringar av lönebildningen. Men det behöver inte stanna där. Några exempel:

Varför inte se lönekartläggningen som en del av hållbarhetsarbetet och hitta fler nyckeltal att följa upp? Det är till exempel vanligt att jämföra mäns och kvinnors löner totalt i företaget när man presenterar den övergripande jämställdheten inom ramen för en hållbarhetsredovisning. 

Låt kartläggningen innehålla moment som sträcker sig utanför lagkraven och in på andra strategiska domäner. Gör en bredare analys av kostnadsfördelninger, incitamentstrukturer, kompetensplanering och följ upp ett antal nyckeltal samtidigt som ni ändå analyserar medarbetares löner och förmåner, löneutveckling, samt fördelning i grupper  och befattningar. 

Ett enklare sätt att höja kvaliteten i sin lönekartläggning än att förbättra dokumentationen är svårt att hitta. Det är därför en tacksam uppgift att ge sig på.

DO trycker rätt hårt på vikten av dokumentation. Alla företag med minst 10 anställda ska dokumentera sitt kartläggningsarbete. Vad som ska ingå anges tydligt i lagen och mer utförligt på DO:s webbsida. Det som betonas är inte redovisning av alla siffror, utan de beskrivande delarna, till exempel hur samverkan gått till, uppföljningen av förra årets handlingsplan och en beskrivning av årets. Förutom att en bra dokumentation gör er bättre förberedda för en eventuell granskning, underlättar en bra beskrivning av hur arbetet genomförts och vilka överväganden som gjorts när det är dags för nästa kartläggning.

10 tips till dig som aldrig genomfört en lönekartläggning

Här följer några tips till dig som står inför din första lönekartläggning. Det är inte exakt samma tips du får på andra håll, men de kommer garanterat att leda till bättre kartläggningar nu och på sikt. 

Se till att du har den grundläggande kunskapen om lönekartläggning. På DO:s webbsida hittar du en utmärkt genomgång i form av ett par kapitel i en e-utbildning. Ta den och gör ingenting annat innan du kan det som står där. 

Om ert företag inte redan har något slags kategorisering eller värdering som används i något annat syfte och som kan användas för kartläggningen, kommer arbetsvärderingen att vara en tidsödande del av kartläggningen. Den är dessutom svår att få till rätt första gången och ni kommer att behöva göra korrigeringar framöver. Tipset är därför att genomföra en kraftigt förenklad värdering med kriterierna från lagstiftningen som grund för en grov uppskattning och inbördes rangordning av befattningarna när det gäller de olika kraven, liksom totalt. Använd hellre få underkriterier än många och lägg inte alltför mycket tid på viktning mellan kriterier innan du vet vad lönekartläggning går ut på. 

De flesta tips du läser säger precis tvärtom, att man ska vara noggrann med värderingen innan man sätter igång. Se hellre värderingen som ett stående inslag varje år, där värderingen hela tiden förbättras samtidigt som gruppindelningen blir allt bättre lämpad för lönekartläggning. 

Många missförstår arbetsvärderingen och lägger därför mycket tid i onödan på arbete som måste revideras senare. Det är bakgrunden till tipset att börja enkelt och känna sig för.  

Systemstöd är utmärkt, men hjälper dig inte om du inte vet vad en kartläggning är och hur den genomförs. En stor del av arbetet med kartläggning sker utanför systemet:  planering, samverkan, gruppindelning med mera. Tolkningen av de löneskillnader systemet hittar är dessutom arbetsgivarens ansvar, inte systemleverantörens. Som arbetsgivare är ni  fortfarande ansvariga för att era förklaringar håller, att indata är korrekta och att osakliga löneskillnader utjämnas. Exakt vilket stöd du får av systemet är svårt att bedöma om du inte har egen erfarenhet av kartläggning. Se till att förbereda det du kan först och ta sedan hjälp  av någon erfaren kartläggare när du utvärderar olika system. 

Såväl chefer som eventuellt fack (eller andra medarbetare i samverkan) kommer att var inblandade i arbetet. Bestäm i förväg vilka uppgifter och på vilken detaljnivå inblandade personer ska ta del av materialet. Man kan till exempel låta arbetsvärderingen var tillgänglig för alla, medan löneuppgifter görs tillgängliga enligt samma principer ni använder vid lönerevision.

Vare sig ni har få eller många anställda, kommer ni att ha ett antal “arbeten” med endast en medarbetare. Dessa ska också med i analysen och jämföras med andra, till exempel när det gäller “likvärdiga” arbeten. Det går att genomföra på olika sätt. När ni vet hur fördelningen mellan grupper ser ut är det klokt att besluta om ni ska hantera dem för sig eller samtidigt med övriga. Ett tips är att behandla dem som vilken grupp som helst om det är få “enmansgrupper” och separat i en specifik rapportsekvens eller kapitel i dokumentationen om det är många. för jämförelsen av “likvärdiga” arbeten måste de dock jämföras med större grupper. Som alltid med “likvärdiga” arbeten gäller kravet på jämförelse varje kvinnodominerat arbete (alltså en kvinnlig medarbetare i en grupp bestående av en person) eller ett arbete som traditionellt utförs av kvinnor. Dessa ska jämföras med lika värderade icke kvinnodominerade grupper.

Det viktigaste är att inte hoppa över dem och att inte behandla dem som en enda grupp.

Lönekartläggningen handlar i första hand om att jämföra lönestrukturen i stort: tjänar män och kvinnor lika mycket när man jämför dem som grupp inom “lika arbeten” respektive “likvärdiga arbeten”. Givetvis ska man också analysera utstickande löner av olika slag. I praktiken kommer snittlönen att variera beroende på de individer som ingår och deras individuella lönenivåer och därför handlar förklaringar till löneskillnader ofta om varför de enskilda manliga eller kvinnliga medarbetarna i en grupp har de lönenivåer de har. Kom ihåg att det inte är huvudsyftet med kartläggningen.

   Förutom “lika arbete” och likvärdigt arbete” föreskriver lagen att man också ska jämföra kvinnodominerade arbeten med lägre värderade men lika eller högre betalda icke kvinnodominerade arbeten. Det här är en viktig jämförelse som i flera system kallas för “hierakisk” analys. Den täpper till en lucka som annars skulle finnas där arbetsgivaren skulle kunna dela in grupperna i så snäva värderingsintervall att det inte fanns några “likvärdiga” arbeten att jämföra med. Glöm den inte!

Se lönekartläggningen som en revision av er lönepolicy. Hittar ni löneskillnader som inte borde finnas är det utmärkt – det ger er en chans att rätta till avvikelser som ett led i ett pågående kvalitetsarbete för korrekta löner enligt de kriterier ni vill ska gälla.

Ett av de viktigaste tipsen är att dokumentera arbetet ordentligt: alla beslut, alla avvägningar och alla avvikelser uppgjorda planer, liksom resultatet av kartläggningen och planerade åtgärder. Det här är viktigt inte bara därför att lagen kräver dokumentation, utan därför att det är ett utmärkt underlag för förbättringar till nästa kartläggning. 

Fallgropar för erfarna lönekartläggare

Nedan ger vi exempel på några av de vanligaste fallgroparna vid lönekartläggning. Det handlar om sådant som bygger på missförstånd och okunskap, men också på inbyggda brister i utformningen av system och på spridning av lite väl förenklad information. Det ska sägas att själva lagen också är konstruerad på ett sätt som gör den svår att leva upp till. De här tipsen är riktade till er som vill göra en så korrekt kartläggning som möjligt, med så lite kritik som möjligt från DO vid en eventuell granskning. Exemplen är hämtade från verkliga granskningar och frågor från personer inom HR, lön och ledning i samband med lönekartläggningar. De bygger också på DO:s skrifter, ett par av DO:s granskningar, genomgång av de domstolsutslag som föregick lagen om lönekartläggning och informationsmaterial från fackförbund och arbetsgivarorganisationer.

För dig som är nyfiken på att ta del av ännu fler exempel på fallgropar, finns en mer utförlig sammanställning att ta del av, med fler tips på hur du minskar riskerna. 

Fallgropar vid indelningen av grupper ("arbeten")

Av praktiska skäl använder vi ofta befintlig befattningsstruktur när vi analyserar löneskillnader inom “lika” arbete. Det kan ge problem när löneskillnader inom ett “arbete” ska analyseras.

Enligt DO:s riktlinjer innebär “lika arbete” att man utför “samma” eller “nästan samma” arbetsuppgifter. Det betyder till att du aldrig kan motivera löneskillnader i kategorin “lika arbete” med olika grad av ansvar eller att vissa personer utför mer kvalificerade arbetsuppgifter än andra, eftersom arbetsuppgifterna i så fall skiljer sig åt och det därmed definitionsmässigt rör sig om olika “arbeten”

En enkel regel är att förklaringar till skillnader inom ett arbete inte bör handla om de faktorer som används för jämförelser mellan arbeten (faktorerna i arbetsvärderingen)

En indelning av “arbeten” enligt lagens bokstav är praktiskt taget omöjlig för alla de arbetsgivare som låter individernas förmåga och kapacitet styra arbetsbeskrivning och arbetsfördelning. Lagen utgår från att det finns generella befattningsbeskrivningar som inte är bundna till person. För företag som har mer individanpassade roller, kan varje medarbetares arbetsbeskrivning utgöra ett “arbete” i lagens mening. Det finns då inga grupper med personer som utför “samma” arbete man kan jämföra löner inom. Det här stökar till det så mycket att rekommendationen måste bli att man får skapa grupperingar utifrån ett antal minsta gemensamma nämnare. Tricket ligger i att göra det utan att löneskillnader inom gruppen kommer att motiveras av olika grad ansvar eller andra kriterier som antas definiera kraven på olika arbeten.

Det vanligaste är inte att lagen tolkas strikt, som i förra exemplet, utan att begreppet “lika arbete” helt missförstås och används för alla möjliga slags grupperingar  som arbetsgivaren finner praktiska att utföra kartläggning på. I värsta fall sker grupperingen på ett sådant sätt därför att förmodade löneskillnader ska bli mindre tydliga, när analysen av löneskillnader mellan arbeten ska göras.

Med det sagt, är stora grupper generellt lättare att arbete med än små. Det går att få fram statistik, det går att göra generella jämförelser och företagets egna kriterier för lönesättning blir lättare att tillämpa i analysen. Så länge gruppindelningen går att förklara, inte görs i syfte att försköna siffror eller leder till problemet att löneskillnader inom gruppen förklaras av kriterier som definierar krav på arbeten i lagens mening, är större grupper att föredra framför små.

Börja med befattningar som grupperingsunderlag. Testa om det håller genom att se i hur stor utsträckning högsta och lägsta lön i en befattning beror på sådant som definierar krav i en befattning i lagens mening. Om så är fallet, är risken stor att det inte fråga om “lika arbete” i lagens mening vilket försvårar analysen.

Om era befattningar är mer eller mindre individbaserade, fundera på om ni kan hitta grupperingar med minsta gemensamma nämnare. 

Med detta sagt: oavsett vilka val ni gör, är det bra att känna till att DO:s viktigaste kritik i granskningar inte handlar om gruppindelningar. Lägg därför rimligt krut på detta och se till att dokumentera era val. 

Fallgropar vid arbetsvärdering

Arbetsvärdering är en del av lönekartläggningen som ger mycket huvudbry och därmed leder till många misstag. 

Ett vanligt misstag är att föregå analysen och sätta ett värde som motiverar den lön individerna i gruppen har. Men värderingen ska göras oberoende av vilka som råkar ha ett arbete och oavsett vad de har för lön. 

Det är också vanligt att lägga alltför stor vikt vid att företagsanpassa befattningsvärderingen. Oavsett om denna värdering någonsin använts för att  bestämma en befattnings lönenivå. Risken med anpassningen är istället att man lockas att ange de kriterier för individuell lönesättning som finns, eftersom de faktiskt används. Men lönekriterier för individuell lönesättning inom en befattning kan inte användas som riktlinje för löneskillnader mellan befattningar, vilket är vad arbetsvärdering handlar om.

Använd inte lönekriterier för individuell lön som grund för arbetsvärderingen.

Värdera kraven i arbetet efter den lägsta nivå som krävs. Enskilda personer kan ha mer utbildning och längre erfarenhet än det som krävs, vilket kan motivera en högre lön när löneskillnaderna analyseras (om dessa kriterier används i den individuella lönesättningen).

Fallgropar vid analys av "likvärdiga" arbeten

Det är några frågor som återkommer när det gäller analys av “likvärdiga arbeten”:

Vilka arbeten ska anses likvärdiga? Med andra ord:  vilka poängintervall i min värdering ska jag välja?

Hur stora skillnader behöver förklaras? 

När det gäller poängsättning och intervall, ger lagstiftaren ingen som helst vägledning. Det betyder inte att man är fri att sätta hur breda intervall som helst, eftersom det gör analysen meningslös. Men inte heller hur smala som helst, eftersom det bara gör resten av arbetet krångligare. (man ska ju också jämföra olika nivåer med varandra, det som i systemen ofta kallas “hierarkisk analys”).  Det minsta antal nivåer jag sett i praktisk användning är 2 och det högsta 19. Jag utgår ifrån att det finns exempel på någon som använt fler. Vanligast är nog ändå att man hamnar på 6-10 nivåer som kan kallas “likvärdiga”

När det gäller den andra frågan om hur stora skillnader som ska förklaras, är DO desto tydligare: alla skillnader ska förklaras, det finns ingen nedre gräns. 

Två vanliga misstag när det gäller analysen av “likvärdiga arbeten” handlar om hur löneskillnader förklaras:

  1. Förklaringarna följer inte någon sammanhållen princip 
  2. Marknadslön används alltför slentrianmässigt

Löneskillnader mellan lika värderade grupper kan flera orsaker:

  • De individuella lönerna i varje grupp har stort genomslag på gruppens medel eller medianlön. Det som avspeglas i skillnaderna i medianlön är helt enkelt olika utfall av individuell lönesättning. (gäller främst små grupper)
  • Marknadslönenivåerna är helt olika och företagets lönenivåer är anpassade efter dessa.
  • Löneskillnaderna är osakliga eftersom lika värderade arbeten ska ha samma lön. 
  • Den senare förklaringen är förstås ovanlig, även om lagstiftaren ser det som en utgångspunkt. 

De två första, som är de absolut vanligaste verkliga orsakerna till löneskillnader, bör inte användas alltför slarvigt. Använd dem gärna, men testa då och då om de faktiskt  stämmer. när det gäller marknadslön bör det också backas upp med ett resonemang och en granskning av effekten för just er. Ett kritiskt sinnelag räcker en bra bit. 

Kom ihåg att lagstiftaren utgår ifrån att medellönen ska vara densamma för likvärdiga arbeten om det inte finns en saklig förklaring till att de skiljer sig åt. Riktig förklaring alltså, som håller för en granskning.

Fallgropar vid dokumentation

Alla arbetsgivare med fler än 10 personer ska dokumentera lönekartläggningen. DO ger bra instruktioner och tips om vad som ska ingå. Det är vanligt att man missar ett par områden: uppföljningen av förra årets handlingsplan, beskrivning av hur samverkan gått till och en övergripande beskrivning av hur kartläggningen genomförts.

Det står ingenstans i lagen eller i DO:s riktlinjer arbetsgivaren ska författa en rapport där alla beräkningar och jämförelser finns med. Om DO granskar kartläggningen, kommer de att be om allt underlag, men det betyder inte att den “rapport” många företag producerar, är vare sig nödvändig eller tillräcklig för att kravet på dokumentation ska vara uppfyllt. 

Ha mindre fokus på siffror i dokumentationen och se till att få med de områden som ska ingå. Ta hjälp av DO:s beskrivningar och systemleverantörernas checklistor när sådana finns.

 

Att tänka på när du väljer lönekartläggningssystem

Det finns flera bra system för lönekartläggning på marknaden. Vilket du väljer är främst en fråga om avvägningen mellan funktion och pris, men i sanningens namn också om tycke och smak. Men det finns skäl att se upp. En del system lovar mer än de kan hålla och några ger inte stöd för de analyser lagen föreskriver. 

De bästa systemen tillåter inläsning av egna filer (till exempel excel) med egna rubriker, som definieras i systemet. Andra arbetar med mallar. Dessa fungerar oftast bra, men innebär också en del merarbete. Ju färre moment mellan löne- personalsystem och kartläggningssystem, desto smidigare. 

Många system innehåller stöd för arbetsvärdering. Om man redan har gjort en värdering, vill man förstås kunna importera värdena och använda dem. Om det är viktigt för er, se till att det är möjligt.

Support är viktigt för alla system. När det gäller kartläggning kan man utöver tekniska problem behöva hjälp med att få fram rätt diagram och rätt analyser. Kontrollera vilket lags support som ingår i abonnemanget (om det är fråga om ett abonnemang). Några systemleverantörer låter konsultstöd för själva kartläggningen ingå i priset. Det kan vara mycket värdefullt, även om du är en van kartläggare. 

De flesta system gör förstås korrekta beräkningar och jämförelser. Men lagen ger utrymme för andra slags analyser än dem som de flesta system har fastnat för. Det har uppstått något slags standard för jämförelser som inte alls är fastslagen i lag som de gärna påstår. I några enstaka fall har även moderna systemleverantörer missförstått vad analys av likvärdiga arbeten innebär. Se till att de faktiskt jämför lönerna mellan kvinnodominerade grupper och icke kvinnodominerade grupper med lika värdering. 

Du kan vilja ta fram listor och diagram på lite olika sätt beroende på hur du arbetar med analysen och vad du vill att andra ska få ta del av för uppgifter. Det är en fördel om  det finns en viss flexibilitet när det gäller hur data presenteras i systemet

I arbetet med analys, där andra personer är inblandade, liksom i arbetet med dokumentationen, kan du vilja ta fram och presentera listor och diagram. Det är en fördel om de är lätta att exportera från systemet. 

Den här funktionen finns i en del mer avancerade system. Det handlar om att kunna lägga in kriterier som prestation, erfarenhet och annat som påverkar den individuella lönen. Det kan underlätta analysen de gånger enskilda individers löner behöver kommenteras.

Om man ändå abonnerar på ett system, kan det vara värdefullt om andra analyser än just kartläggning är möjliga. Fundera gärna först på vilka analyser du skulle ha nytta av och hör om de är möjliga att göra. Under en demonstration är det lätt att bli imponerad av ett systems möjligheter och glömma bort vad man egentligen har för behov. Å andra sidan kan vissa möjligheter väcka tankar och idéer du inte kommit på på egen hand. 

En systemleverantör som påstår att deras system ger en rapport som är “godkänd” av DO eller som klarar en granskning, överdriver helt klart. Du är som arbetsgivare ansvarig för dina analyser och för din åtgärdsplan, alldeles oavsett vad du har fått för systemstöd. Inget system i världen kan heller leverera det som krävs för dokumentationen med mindre än att ni förser det med information om uppföljning av förra årets handlingsplan, liksom er analys av era lönesättningsprinciper. De framgår inte av filerna. 

Extra intresserad?

Ta del av fler tips och fördjupad information!

  • Fler vanliga och allvarliga misstag i lönekartläggningen – och hur du undviker dem.
  • Om DO granskar – 5 punkter med störst risk för kritik
  • Tips för hållbarhetsredovisningen
  • Kritik mot lagen om kartläggning
  • Den isländska lagstiftningen om jämställda löner

 Fyll i namn och mailadress, så kommer du automatiskt in på sidan. 

*Uppgifterna används endast för mailkommunikation om lönekartläggning och kan när som helst raderas på begäran.