Är det verkligen någon som tror att allt fler policyer eller tvingande avtal med medarbetarna är effektiva sätt att uppnå viktiga förändringar eller att minska risker? Eller finns de bara till för att man ska kunna hålla medarbetarna ansvariga för alla möjliga misstag eller övertramp?

Det är lätt att förstå den företagsledning som vill underlätta tillvaron genom enkla lösningar. Antalet områden som pockar på uppmärksamhet, fokus och engagemang är nära nog oändligt. Hur ofta hör man inte att:  “Det här måste involvera alla på företaget. Det räcker inte med att ni utser en ansvarig, så är det klart sedan. Det måste genomsyra hela er verksamhet och alla måste vara delaktiga”

Det kan gälla arbetsmiljö, antidiskriminering, försäljning, säkerhet, sekretess och varför inte employer branding. Och det värsta av allt är väl att det är sant. 

Möjligheterna att lyckas med en insats ökar förstås om ledningen står bakom och om den tillåts genomsyra verksamheten. Det går att argumentera för att vissa satsningar är meningslösa om de inte genomförs med fullt stöd och med ordentlig förankring.

Samtidigt har argumentet om ledningens engagemang blivit en klyscha som mest av allt används av alla slags intressenter för att utvidga det egna reviret. 

Problemet är alltså inte att argumentet är falskt, utan att det tvärtom är giltigt för fler områden än en ledning kan ägna fullt engagemang åt.

Det betyder i praktiken att en ledning antingen har att välja bort viktiga områden, eller att kapitulera för idén om alltings viktighet. 

Detta slags kapitulation leder alltid till negativa effekter, men är särskilt allvarlig när det handlar om hanteringen av olika slags risker.

När riskerna hanteras genom att man tar fram fler nya avtal, regler och policyer än vad som rimligen kan hinna förankras och etableras bland medarbetare och chefer, har riskhantering reducerats till en fråga om att skapa olika slags formella dokument. 

Skapande av formella dokument är relativt enkelt och kan dessutom med fördel läggas ut på entreprenad hos experter. Checklistor. Avtal. Policyer. Det finns bara ett problem: de ändrar ingenting. Det paradoxala är att en policy eller en regel får betydelse först när den lyfts upp som en särskilt viktig fråga och med stöd av ledningen tillåts just genomsyra hela verksamheten samtidigt som många andra områden också anses vara viktiga.

Det är till exempel inte den arbetsmiljöansvarige som har fel när hen påstår att alla har ansvar för den psykosociala arbetsmiljön och att ledningens fokus på Systematiskt Arbetsmiljöarbete påverkar medarbetarnas hälsa. Haken är bara att det finns minst 20 andra områden som också skulle vinna på mer fokus från ledningen. Och på att genomsyra verksamheten.

Det är därför inte så konstigt att ledningar resignerar och ser till att uppfylla formella krav genom formella dokument, där så är möjligt. Det konstiga är istället att så många ledningar tror att de löser verkliga problem och minimerar verkliga risker när de skapar sina dokument.

Många rådgivare agerar påhejare, inte minst jurister, som tycker det är en utmärkt strategi att skjuta över så mycket som möjligt av ansvar på någon annan: medarbetare, kunder, leverantörer genom raffinerat formulerade klausuler. Det är lätt att låta sig svepas med. Även inom mitt eget skrå, bland HR-chefer och specialister, har det blivit en del av det dagliga arbetet att hjälpa ledningar att skydda sig genom att flytta över ansvar för regelefterlevnad på medarbetarna.

Naturligtvis är det inte fel i sig att påminna om medarbetarnas ansvar i ett anställningsförhållande. Likaså kan förtydliganden av gränser och regler vara utmärkta och underlätta för både chefer och anställda. Erfarna HR-chefer är dessutom rätt bra på att påminna chefer och ledningar om vad en arbetsgivare har för ansvar, alldeles oavsett vilka dokument som produceras. Men företagets fokus riskerar att hamna fel, när vi inom HR, tar över den juridiska jargongen och anammar juristernas sätt att bocka av företagets efterlevnad av formella krav genom skapande av ännu en policy, som medarbetarna har att följa.

Som HR-personer bör vi vara intresserade av verklig förändring, snarare än av formell lagefterlevnad genom skapande av långa och komplicerade dokument. Särskilt när dessa dokument framför allt syftar till ett ensidigt friskrivande från ansvar. Målet för oss bör inte vara skapande av en heltäckande skrift, utan av ett förändrat beteende.

Istället för att skriva sekretessavtal som täcker in alla misstag som en medarbetare kan göra, borde vi intressera oss för att informera, utbilda och skapa rutiner som minskar risken för misstag.

Om HR tar efter juristers sätt anspråk på heltäckande texter, allra helst om det sker utan juristers förmåga till urskillning, får vi de slags uppsvällda dokument som blir allt vanligare på våra arbetsplatser.

När en nyanställd medarbetare förväntas läsa, förstå och följa regler och policyer på hundratals sidor, förstår alla att det inte är meningen att dokumenten ska ha betydelse för medarbetarens beteende utan att de finns till för att arbetsgivaren ska anses leva upp till ett antal krav.

Om det finns skäl att som ovan rikta kritik mot oss inom HR, finns det minst lika starka skäl att göra det mot jurister. De flesta jurister är bra på att sålla bland viktigt och oviktigt och de vet vilka formuleringar som har betydelse i till exempel ett anställningsavtal. Det jurister ofta missar, är den poäng som kan finnas med att inte alltid och enbart söka minimera sitt eget ansvar som arbetsgivare. Inte heller funderar de särskilt mycket på vilket intryck ett komplicerat och ensidigt krävande anställningsavtal ger, eller hur stor risken är att komplexa dokument aldrig blir lästa av dem som är tänkta att följa det som står.

Sammantaget är inte heller jurister de bästa rådgivarna när det gäller frågan om en texts vara eller inte vara.

Utvecklingen mot allt fler och allt tjockare dokument och mot en arbetsmarknad där arbetsgivaren eftersträvar formell efterlevnad snarare än gott arbetsgivarskap är oroande. På många arbetsplatser finns det fler regler och krav än någon medarbetare rimligen kan tillgodogöra sig. Det leder till en osäkerhet och till ett övertag för arbetsgivaren som när som helst kan peka ut någon regel eller någon policy man brutit mot. Kombineras det med mer övervakning, vilket också är en stark trend, skapas arbetsplatser där medarbetarna inte har en susning om hur de ska göra rätt och där de hela tiden misstänks för att göra fel.

Skapandet av allt fler och allt tjockare dokument tar dessutom tid från företagens huvudverksamhet. Det finns exempel på företag med 100 anställda som har en kvalitetsansvarig och två “compliance”-ansvariga, utan att de ens verkar inom någon särskilt hårt reglerad bransch. Någon som tror att det har positiva effekter på produktivitet, lönsamhet, arbetsklimat eller innovationskraft?

Den här utvecklingen går att stoppa. Varje företag bestämmer själva över sina interna dokument och sina styr- och kvalitetssystem. Lösningen är inte att nöja sig med de dokument och rutiner som krävs enligt lag, lösningen är att fokusera på kortare dokument och färre policyer och på regler som kan omsättas i arbetssätt och rutiner på riktigt. Genom att våga välja bort, ger ledningen sig själv utrymme att satsa på det man verkligen vill förändra.