Jag hör till dem som ofta rekommenderar företag att ha hand om sin egen löneadministration. Outsourcing passar naturligtvis utmärkt för vissa företag i vissa faser av sin utveckling. Men ibland stöter jag på företag som har outsourcat lönehanteringen av skäl som inte längre gäller. Kostnaden för outsourcingen kan ha ökat genom att företaget har vuxit. Uppföljningen av hur policies och regler faktiskt är implementerade i lönehanteringen kan ha upphört. Det senare hör till det jag vill kalla kunskapsfällan vid outsourcing.
Kunskapsfällan innebär i korthet att den kvalitetshöjning som ofta sker när en extern part sätter sig in i kundens avtal och regler, och strukturerar dem i ett system, är svår att upprätthålla när kompetensen och ansvaret har flyttats över. Så länge allt flyter på, är det ingen som funderar på var ansvaret för förändringar hamnar.
Outsourcingföretaget har naturligtvis koll på lagar och regler och ändrar sin del av hanteringen därefter. Men det ansvarar inte för att företaget gör sin läxa och ändrar i instruktioner och interna rutiner. Inte heller kan det hålla reda på företagsspecifika ändringar. Det utgår ifrån att företaget självt meddelar om till exempel policyändringar, eller om avsteg från tidigare gällande hantering. Det beställande företaget å sin sida, utgår ifrån att outsourcingpartnern utgör en garanti för att allt blir rätt hanterat. Att de själva inte behöver hålla reda på ändringar i lagar och avtal.
Det finns outsourcingföretag som är bra på att informera sina kunder om viktiga förändringar och på att föreslå lösningar för hantering. En del är också bra på att flagga för sådant som de tror är tecken på okunskap om lagar och regler (inrapportering av halvdagssemester, begäran om utbetalning av semesterlön i pengar, etcetera). Men det är orimligt för en outsourcingpartner att kontrollera att anställningsavtal är korrekta, att övertid och frånvaro rapporteras korrekt, att reglerna om ledighet beskrivs i enlighet med gällande regler, eller att godkännandet av utlägg fungerar. Båda parter tror att den andra vet mer och tar ansvar för mer, än den faktiskt gör. Det är det som är kunskapsfällan.
Kunskapsfällen leder förr eller senare till att det uppstår ett gap mellan regler och policies och faktisk hantering. Med en intern lönehantering, är möjligheterna betydligt större att upptäcka dessa gap tidigt.
Ett sätt att hantera gapet, är att låta outsourcingföretaget, eller en utomstående konsult, genomföra en revision, där överensstämmelsen mellan regler och policies och praktisk lönehantering följs upp.
Ett annat sätt är att den person som ansvarar för kontakten med outsourcingfirman också har som uppgift att följa upp och täppa till gap när de uppstår. Haken är bara att den person som har det ansvaret inte alltid har den tid eller den kompetens som krävs för att genomföra dessa revisioner.
I de fall det finns en person med tillräcklig kompetens och med tillräcklig tid, kan det å andra sidan börja bli intressant att titta på att backsourca lönerna igen. Det är inte ovanligt att en outsourcing löper på långt efter att det vore lönsamt att ta hem den.
En del företag vill ändå outsourca, av rena säkerhetsskäl (det kan vara riskfyllt att vara beroende av en enskild person), men även då kan det vara vettigt att känna till vad man betalar för den riskpremien.
Slutsats? Outsourca gärna, men glöm inte att följa upp hur det utvecklas över tid. En förändring som var ett kristallklart Business Case för 5-10 år sedan, behöver inte alls vara det idag.